Una delle voci “utili” per ottenere il pareggio di bilancio è la riduzione della spesa pubblica, per quanto in un momento di crisi possa non essere semplice. Nello specifico si deve conseguire un obiettivo di risparmio complessivo e, tra i possibili mezzi che vengono “messi in gioco”, parallelamente alla semplificazione e razionalizzazione dell’organizzazione della PA, c’è anche l’introduzione e il potenziamento dell’utilizzo dell’ICT.

Inoltre l'art.15 del D.Lgs. 82/2005 a seguito anche delle modifiche introdotte dal D.Lgs. 235/2010 dà per altro l'opportunità alle amministrazioni di capitalizzare il “dividendo dell’efficienza” che l’innovazione digitale consente. I risparmi ottenuti attraverso l’innovazione tecnologica e organizzativa dovranno essere effettivamente misurati e andranno in parte ad incentivare il personale interessato, secondo le norme del d.lgs. 150/09, in parte a finanziare nuova innovazione.
Il problema che si pone è, quindi, come misurare e calcolare i possibili risparmi a regime che però dovrebbero anche tener conto delle necessarie e imprescindibili spese “iniziali”. Introdurre o potenziare l’uso dell’informatica non ha un costo così irrisorio; a prescindere dalle licenze c’è una forte necessità di formazione, di avvio, di manutenzione degli strumenti …

Il progetto coordinato da Enrica Bongio ha voluto andare ad analizzare nel dettaglio i costi totali derivati dall’introduzione della tecnologia comparandoli con i risparmi totali. In modo da creare una proiezione utile al calcolo del dividendo dell’efficienza. Per fare questo si è scelto di utilizzare l’esperienza avviata nel 2010 riguardo l’informatizzazione (e riprogettazione) del protocollo, come caso studio in modo da cerare un piccolo modello di previsione/calcolo.

Nel progetto la prima considerazione che è stata messa in luce è che se veramente si ritiene che ogni intervento di informatizzazione debba trovare collocazione nel quadro generale di razionalizzazione e risparmio dell’ente, allora nella valutazione sugli investimenti da effettuare occorre tener conto del costo gestionale totale, prima e dopo l’intervento, tecnologico e, cosa non da poco, del costo complessivo di riprogettazione dei processi, dei servizi o delle strutture coinvolte.
L’Agenzia ha, quindi, proceduto per step e come prima attività ha analizzato il processo di protocollazione e smistamento della posta come effettivamente funzionava nell’ente, ha studiato la soluzione per il protocollo informatico adatta introducendola nell’ente e, poco per volta, ha lavorato sui punti di debolezza del processo per "ritararlo" e reimpostarlo, processo, questo, che continua tutt'ora.

Tirando le somme

Come dicevamo il progetto non è ancora concluso. Tutto il processo è stato scomposto nei suoi sottoprocessi e sono state individuate e catalogate tutte le attività svolte dai diversi settori.Often, no one is responsible for the overall performance of the entire process. Attraverso strumenti di Business Process Re-engineering verrà analizzato il processo ante inserimento dell'informatica e post-revisione cercando di valutare i costi omnicomprensivi prima e dopo.
Per quello che riguarda il 2011 il risparmio di carta e materiali di cancelleria non è andato a coprire le spese per l’avvio dello “strumento informatico” (tecnologia, formazione, mantenimento), bisogna però tener anche conto del miglioramento della comunicazione interna e dell’arricchimento personale.

“Possiamo dire – conclude Enrica Bongio - di aver cambiato parte della vita lavorativa di alcuni e di aver salvato un paio di alberi. Nello specifico possiamo stimare di aver risparmiato in prima approssimazione nel 2011 circa 100.000 stampe, che corrispondono a 200 risme e circa 50 toner di una stampante media e 80 ore di stampante o fotocopiatrice”.